O Caso da Ficha em Branco: Quando a Empresa Entrega o EPI, Mas Não Consegue Provar

Comprar bons Equipamentos de Proteção Individual, manter o estoque abastecido e entregar os equipamentos aos trabalhadores são medidas fundamentais. Mas existe uma etapa que muitas empresas acabam deixando em segundo plano: registrar corretamente o fornecimento e acompanhar o uso do EPI.

Foi exatamente esse problema que apareceu em um caso relatado ao CEDEPS e que merece atenção de empresas de diferentes setores.

A empresa não economizava em EPI

A empresa, que chamaremos de Serviços Alfa, trabalhava com manutenção e tinha uma política de fornecimento de equipamentos de proteção.

Botas de segurança, óculos, luvas e outros equipamentos eram comprados de acordo com as atividades realizadas pelos trabalhadores.

Na prática, o funcionário chegava para trabalhar e recebia seu kit de proteção no almoxarifado.

Até aí, aparentemente, tudo estava funcionando.

O problema estava na documentação.

Os equipamentos eram retirados, mas a empresa não mantinha um procedimento consistente para registrar o fornecimento. Não havia uma ficha devidamente preenchida para cada entrega e também existiam falhas na fiscalização do uso dos equipamentos durante a rotina.

Então aconteceu o acidente

Durante a limpeza de uma área úmida, um trabalhador que será identificado neste artigo como Carlos sofreu uma queda e teve uma fratura no braço.

Depois do afastamento, surgiu uma discussão sobre as condições de segurança existentes no trabalho e sobre os equipamentos que haviam sido disponibilizados para aquela atividade.

A empresa tinha documentos que demonstravam a compra das botas. Também havia registros de que mantinha equipamentos de proteção em seu estoque.

Mas surgiu uma pergunta muito mais específica:

Era possível demonstrar documentalmente que aquele trabalhador havia recebido o EPI adequado para aquela atividade?

Foi nesse momento que a deficiência documental ganhou importância.

Comprar o EPI não é a mesma coisa que registrar o fornecimento

Esse é o ponto central do caso.

Uma nota fiscal demonstra que a empresa comprou determinado equipamento. Ela não demonstra, sozinha, que aquele equipamento foi entregue a determinado trabalhador, em determinada data, para determinada finalidade.

Da mesma forma, uma fotografia de um almoxarifado cheio de EPIs demonstra a existência de equipamentos, mas não substitui o registro individual do fornecimento.

A NR-6 estabelece que cabe à organização, entre outras responsabilidades, registrar o fornecimento do EPI ao empregado. Esse registro pode ser realizado por livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive por sistema biométrico.

É justamente essa diferença que pode se tornar relevante quando existe uma fiscalização, uma investigação de acidente ou uma discussão judicial.

O que a NR-6 exige da empresa?

A responsabilidade da organização em relação ao EPI não termina na compra.

Entre as obrigações previstas na NR-6 estão:

• adquirir somente EPI aprovado pelo órgão competente;
• orientar e treinar o empregado;
• fornecer gratuitamente EPI adequado ao risco e em perfeito estado de conservação e funcionamento, nas situações previstas na regulamentação;
• registrar o fornecimento ao trabalhador;
• exigir o uso;
• realizar higienização e manutenção periódica quando aplicáveis;
• substituir imediatamente o equipamento quando danificado ou extraviado;
• comunicar irregularidades ao órgão competente, quando aplicável.

Portanto, a gestão do EPI envolve fornecimento, registro, orientação, fiscalização, conservação e substituição.

A ficha de EPI não é apenas burocracia

É comum que documentos relacionados à segurança sejam tratados como mera burocracia. A ficha de entrega de EPI mostra por que essa visão pode ser perigosa.

Um registro bem feito pode reunir informações importantes sobre o fornecimento, como:

• identificação do trabalhador;
• data da entrega;
• descrição do equipamento;
• número do Certificado de Aprovação (CA), quando aplicável;
• quantidade fornecida;
• eventuais substituições;
• registro da devolução ou troca, quando pertinente;
• ciência do trabalhador, conforme o sistema adotado pela empresa.

O formato pode variar. A própria NR-6 permite livros, fichas ou sistemas eletrônicos para o registro do fornecimento.

O mais importante é que a empresa consiga demonstrar de maneira organizada o que foi fornecido e que mantenha seus controles coerentes com a realidade do trabalho.

E se a empresa tiver a nota fiscal?

A nota fiscal continua sendo um documento importante, mas cumpre outra função.

Ela pode ajudar a demonstrar a aquisição dos equipamentos, enquanto o registro individual ajuda a demonstrar o fornecimento ao trabalhador.

São evidências diferentes.

Imagine, por exemplo, uma empresa que comprou 100 pares de botas de segurança. A nota fiscal comprova a compra dos 100 pares. Mas, em uma situação de investigação, pode ser necessário demonstrar como esses equipamentos foram distribuídos e quais trabalhadores receberam determinados equipamentos.

Por isso, uma boa gestão documental trabalha com as duas informações de forma integrada.

E o Certificado de Aprovação?

Outro ponto que merece atenção é o Certificado de Aprovação, conhecido como CA.

De acordo com a NR-6, o EPI, nacional ou importado, só pode ser colocado à venda ou utilizado com a indicação do CA expedido pelo órgão competente.

Isso significa que a empresa precisa ter controle sobre os equipamentos que compra e utiliza.

Mas existe uma diferença importante entre validade do CA e prazo de validade do próprio equipamento.

O Ministério do Trabalho e Emprego informa que, na aquisição, o CA deve estar válido. Depois de adquirido o EPI com CA válido, devem ser observadas as condições de armazenamento e o prazo de validade do equipamento informados pelo fabricante ou importador.

Por isso, simplesmente olhar uma ficha antiga e concluir que determinado equipamento está irregular porque o número do CA aparece atualmente como vencido pode levar a uma interpretação equivocada.

É necessário verificar quando o equipamento foi adquirido, as condições de armazenamento, a validade indicada pelo fabricante e a situação específica do CA.

O problema não termina na documentação

Existe ainda outro ponto importante no caso da Serviços Alfa.

Mesmo que a empresa consiga comprovar que entregou o equipamento, isso não significa que sua responsabilidade de gestão de segurança terminou.

A NR-6 também prevê a obrigação de exigir o uso do EPI. Além disso, a organização deve orientar e treinar os trabalhadores sobre sua utilização.

Isso significa que a empresa precisa ter um processo de acompanhamento.

Se o trabalhador recebeu o equipamento, mas não utiliza corretamente, existe uma questão de fiscalização e orientação que também precisa ser tratada.

O que uma empresa deveria conseguir demonstrar?

Em uma gestão de EPI minimamente organizada, a empresa deveria conseguir responder perguntas simples:

• Qual EPI foi entregue ao trabalhador?
• Em qual data?
• Qual era o risco que justificava aquele equipamento?
• Qual era o CA, quando aplicável?
• Quando ocorreu a substituição?
• O trabalhador recebeu orientação sobre o uso?
• O equipamento estava em condições adequadas?
• Existe controle sobre equipamentos danificados ou extraviados?
• A empresa fiscaliza o uso?

Se ninguém consegue responder essas perguntas, existe uma fragilidade no sistema de gestão.

Como evitar o problema

O primeiro passo é estabelecer um procedimento simples e que realmente seja seguido.

1. Registre cada fornecimento

O trabalhador não deve simplesmente retirar um equipamento do almoxarifado sem que a empresa registre o fornecimento conforme o sistema adotado.

2. Controle os equipamentos

Mantenha informações sobre os EPIs adquiridos, seus fabricantes, modelos, CA quando aplicável e condições de utilização.

3. Acompanhe substituições

Quando um equipamento for substituído por desgaste, dano ou perda, o histórico deve ser atualizado.

4. Treine o trabalhador

O treinamento deve explicar como utilizar, ajustar, conservar, higienizar e substituir o equipamento, observando as orientações do fabricante e os requisitos aplicáveis.

5. Fiscalize o uso

Entregar o equipamento e nunca verificar sua utilização cria uma lacuna entre o procedimento escrito e a realidade do trabalho.

6. Faça auditorias periódicas

Uma conferência interna pode identificar fichas incompletas, equipamentos sem registro, CAs que precisam ser verificados, substituições não registradas e falhas no treinamento.

O caso deixa uma lição importante

O caso da Serviços Alfa não mostra que uma empresa deve simplesmente acumular documentos.

Mostra algo mais importante: a documentação precisa acompanhar aquilo que realmente acontece no ambiente de trabalho.

Se o trabalhador recebeu um EPI, o fornecimento deve ser registrado. Se o equipamento foi substituído, isso precisa fazer parte do controle. Se houve treinamento, a empresa deve manter os registros correspondentes. Se existe obrigação de fiscalizar o uso, essa rotina precisa fazer parte da gestão.

Segurança do trabalho não é apenas comprar equipamentos de qualidade.

É criar um processo em que a empresa consiga demonstrar que identificou os riscos, selecionou os equipamentos adequados, forneceu os EPIs, orientou os trabalhadores, acompanhou sua utilização e manteve os controles necessários.

Conclusão

A chamada “ficha em branco” pode parecer um detalhe administrativo, mas revela um problema maior: a falta de rastreabilidade na gestão dos equipamentos de proteção.

Uma empresa pode ter bons EPIs, um almoxarifado abastecido e notas fiscais de compra. Ainda assim, se não houver controle adequado do fornecimento e da utilização, poderá ter dificuldade para demonstrar como sua gestão de segurança funcionava na prática.

O caso relatado serve justamente como alerta para esse ponto.

Na segurança do trabalho, não basta fazer. É importante também manter registros confiáveis que demonstrem o que foi feito.

Nota editorial e jurídica: Este artigo tem finalidade exclusivamente informativa e educativa. O caso apresentado foi relatado ao CEDEPS e teve nomes e elementos identificadores alterados. O texto não constitui reprodução de decisão judicial, parecer jurídico ou conclusão sobre responsabilidade de qualquer empresa ou trabalhador. A ausência de determinado documento, isoladamente, não permite concluir automaticamente pela existência ou inexistência de responsabilidade jurídica. Em situações concretas, a análise deve considerar o conjunto das provas, as circunstâncias do acidente, a legislação vigente e, quando necessário, orientação de profissional habilitado.